• ¿POR QUÉ DEBEMOS DESTRUIR DOCUMENTOS CONFIDENCIALES?

    ¿Qué entendemos por documentación confidencial?

    Por documentación confidencial entendemos todos aquellos datos o informaciones que se encuentren sujetos a restricciones, y engloba desde datos personales hasta lo relativo a una empresa o negocio. Éstas informaciones habitualmente tienen un tiempo establecido de vigencia o de utilidad, por lo que en determinado momento dejan de sernos de utilidad y han de ser destruidos de forma correcta, segura y confidencial. De esta forma, evitamos exponernos ante posibles robos, usos ilícitos, divulgaciones indeseadas o multas por el uso de dichos datos fuera del tiempo estimado por la LOPD.

     ¿Por qué es preciso deshacernos de ella de manera segura?

     Aquellos documentos en los que existen datos de carácter confidencial y personal deben ser gestionados conforme a la normativa de protección de datos, y una vez su utilidad ha llegado a su fin para la empresa, éstos deben eliminarse de forma segura y confidencial. Hay que tener en cuenta que disponer de documentos que puedan afectar de forma negativa a un individuo o a una organización, o hacer un uso indebido de los mismos puede generar resultados muy precarios para su seguridad.

    documentos confidenciales

     Para una empresa u organización la documentación confidencial es de especial importancia, así como para el individuo, aunque en el ámbito empresarial existen otros intereses que pueden hacer de ésta algo estratégico, ya que tus competidores pueden hacer uso de ella. Robos de clientes, copias de productos, proveedores, estrategias, etc. Existe información estratégica que no debemos permitir que salga a la luz, por ello debemos deshacernos de ella de forma confidencial y segura. Este tipo de informaciones incluye datos financieros, balances económicos, presupuestos, contratos, y diferentes acciones de naturaleza mercantil entre otros muchos. En el caso del individuo, hablamos de datos personales como el domicilio, teléfono, cuenta bancaria o número de la seguridad social, que en caso de caer en manos de terceros pueden servir para cometer fraudes, robos de identidad u otros delitos.

    Si la gestión de la documentación deber de ser llevada a cabo de forma independiente al resto de documentos que maneja la organización con el objetivo de preservar el carácter confidencial de los datos, su destrucción también debe ser tratada del mismo modo y conforme a lo establecido en la legislación correspondiente. Es necesaria una correcta destrucción de dichas informaciones, puesto que puede darse el caso en el que se le exija a la empresa en cuestión, presentar los registros pertinentes de la destrucción de los datos según el cumplimiento de la normativa.

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