Las empresas manejan una gran cantidad de documentos e información en su día a día. Pero no todos sus empleados son conscientes de la importancia que estos albergan. Si una empresa maneja información de carácter personal, todos estos datos de clientes, empleados y/o proveedores son confidenciales. Y se trata de información de uso exclusivo de la empresa y deberá ser protegida de manera especial.
Tipos de documentos confidenciales
- Documentos de entidades financieras y estados de cuentas de tarjetas bancarias: todo tipo de documento bancario, relacionado con acciones o inversiones, recibos de cajeros automáticos o comprobantes de ingresos, así como todos aquellos que contengan información sobre las cuentas, la identidad y los hábitos de gasto.
- Nóminas: ya que contienen datos confidenciales como ingresos, impuestos, bancos y atención médica.
- Antiguas declaraciones de impuestos: después de ser guardadas durante cinco años como indican desde la Administración, deberán ser correctamente destruidas para garantizar la seguridad de la empresa contra el robo de identidad.
- Registros de seguros: son otra fuente de información sensible a los ladrones de identidad.
- Documentos burocráticos: relacionados con informes de pensiones, declaraciones de beneficios de impuestos o subsidios.
- Todos los documentos relacionados con la información personal de los empleados, datos específicos de clientes o incluso los documentos corporativos que conciernen el nacimiento de un nuevo proyecto.
Lo dice la LOPD
La Ley Orgánica de Protección de Datos garantiza y protege las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas y su honor e intimidad personal y familiar en cuanto al tratamientos de sus datos personales.
El contenido de esta Ley regula la protección de datos tanto en el ámbito privado como en el público. Además, recomienda la contratación de servicios específicos de destrucción de documentos para asegurar la protección de los datos en ellos contenidos y la creación de Acuerdos de Confidencialidad cuando se comparte esta información con terceros con el fin de acreditar la celebración de ese traspaso de información relacionado con la actividad empresarial de ambas partes. Este Acuerdo supone el tratamiento único de dicha información que no será utilizada para otros motivos más que para los propuestos por escrito.
Es recomendable que todos los empleados de las empresas sepan qué supone la vigencia de esta ley y cómo afecta al funcionamiento de la organización en su actividad comercial diaria. Limitando el acceso a un número concreto de personas a determinados documentos confidenciales acerca a la empresa a garantizar su protección.
Consecuencias de una mala protección de los datos
Este tipo de documentos almacenan información sensible que puede ser susceptible de poner en peligro la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la empresa que los alberga. Para que se encuentren protegidos en todo momento, deben ser sometidos a un protocolo de clasificación. Esta metodología planificada por la empresa organizará toda la información almacenada para ser destruida o, por el contrario, guardada de manera segura.
Este sistema de clasificación debería ser comunicado a todos los empleados de la empresa, pues son los que están en contacto constante con esta información. Esta clasificación puede ser regulada por un sistema de etiquetas que haga tratar esos documentos confidenciales de manera especial.
Sin este protocolo de seguridad, la información quedaría desprotegida y de hacerse pública podría poner en peligro la reputación y seguridad de la empresa y sus empleados. Este tipo de documentos exige un nivel alto de cuidado en relación a su contenido, y su mala gestión puede acarrear pérdidas financieras o reputación de marca. Además, la LOPD también regula sanciones monetarias en gravedad de entre 60.000 y 300.000 euros para las empresas y personas que no cumplan con estos principios.
Destrucción asegurada
La destrucción segura de este tipo de documentos ayuda a las organizaciones a estar más tranquilas operando sin poner en peligro su actividad.
Esta destrucción segura no puede ser realizada por las propias empresas, pues ellas mismas no pueden generar el certificado que acredita que esta destrucción ha sido realizada de manera segura y bajo todos los parámetros que marca la LOPD. Así, este servicio debe ser proporcionado por empresas externas especializadas en esta actividad.
En Safety Doc proporcionamos un servicio de almacenaje y destrucción de documentos confidenciales que garantiza la seguridad de tu empresa. Y además otorgamos el Certificado de Destrucción y Reciclaje que asegura que todo el proceso ha seguido todos los niveles de seguridad necesarios para su correcta destrucción y posterior reciclado.