Safety-Doc alerta del peligro de Robo de Identidad, provocado por la sustracción de documentos con datos personales, que continúa en aumento; en esta época del año, la compañía advierte que los documentos ligados a la Declaración de la Renta son un objetivo fácil para los delincuentes.
En esta “Era de la Información”, el robo de identidad es un delito cada vez más común. Los documentos con información personal fácilmente accesibles, como recibos bancarios, datos médicos, facturas, tarjetas de crédito y un largo etc. que con frecuencia y sin pensar tiramos a la papelera, se han convertido en un gran negocio para los ladrones de identidad.
Los documentos recopilados e inadecuadamente almacenados o destruidos por las personas físicas en las campañas anuales de declaración de la renta no son una excepción. Según datos recogidos por la campaña No más fraude, desarrollada por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (www.nomasfraude.com/spain/ ), ya en el año 2003 unos siete millones de personas fueron víctimas del robo de identidad.
Uno de las claves para evitar que datos personales y financieros queden desprotegidos ante los ladrones de identidad, es que las personas físicas conozcan qué documentos hace falta guardar durante un período de tiempo determinado y cuáles se deben destruir nada más ser consultados. Esa destrucción, recomiendan los expertos, se debe llevar a cabo con las máximas garantías de seguridad, utilizando nuestros servicios dirigidos al usuario final, que proporcionan varios niveles de seguridad en función del nivel de confidencialidad requerido.
Qué guardar y qué papeles destruir en la campaña Declaración de la Renta
1.- Declaraciones de la Renta: La agencia Tributaria dispone de cuatro años para comprobar la declaración del IRPF. Por ello, habría que guardar las declaraciones de la renta y los documentos que la sustentan durante cuatro años, desde la fecha de su presentación. Así para el ejercicio 2005 que se presenta en 30 de junio de 2006 habría que conservar los documentos hasta el 30 de junio de 2010.
2.- Extractos de declaraciones sobre cuentas e inversiones sujetas a impuestos: Las corredurías y las compañías de fondos comunes envían estados anuales que resumen las transacciones durante este período. Una vez recibidos estos extractos anuales, el usuario debe destruir los extractos mensuales y/o trimestrales almacenados durante este período.
3 - Extractos bancarios: Es recomendable guardar los comprobantes con información necesaria para hacer la declaración de la renta durante cuatro años teniendo en cuenta las fechas del párrafo 1. Otros extractos deben ser destruidos adecuadamente, tras descartar errores.
4.- Extractos de tarjetas de crédito: Se recomienda guardar sólo las relativas a grandes compras, como joyas o grandes electrodomésticos, pues podrían ser necesarios como comprobante para la garantía del producto. En el apartado de donaciones solidarias, el único documento que hace falta conservar y que reconoce Hacienda para poder practicar una deducción por donaciones, es el certificado emitido por la entidad con los requisitos de la Ley 49/2002. Otros resguardos mensuales se deben destruir después de revisados para posibles errores o compras no autorizadas.
5.- Resguardos de pagos: Es un craso error conservarlos, como sucede habitualmente, pues contienen toda la información que un ladrón de identidad necesita para abrir una cuenta suplantando la identidad de un particular. Sólo se deben conservar durante tres meses los relativos a la solicitud de una hipoteca.
6.- Extractos de cajeros automáticos: Deben destruirse inmediatamente tras su consulta.
7.- Recibos sin importancia para la declaración deben destruirse al año de su emisión.
8.- Planes de ahorro o jubilación: Es conveniente guardar de forma indefinida los documentos de contribuciones a los planes de ahorro o jubilación. Si bien las compañías están obligadas a facilitar la información histórica del producto contratado.
9. -Las pólizas de seguros, testamentos y otros documentos legales deben ser conservados de manera indefinida.
¿Cómo destruir documentación correctamente?
Para los documentos que hace falta guardar, debe ser considerada la forma de conservarlos en un lugar seguro y, de forma paralela, fácilmente accesible. En la destrucción de documentos o papeles con datos personales, lo mejor es contratar un servicio en outsourcing de destrucción de documentación, tanto documentos en papel como CD´s y tarjetas de crédito que realice un corte cruzado (corte en partículas).
Los ladrones de identidad no roban lo que no pueden leer, por lo que, en ese sentido, las empresa dedicadas a la destrucción de documentación se están convirtiendo en algo de uso cada vez más habitual por empresas y particulares.
Para facilitar la tarea de eliminación de información confidencial, Safety-Doc ofrece servicios tanto para el hogar y la PYME, como para grandes organizaciones que requieren altas garantías de seguridad y rendimiento.
Fuente: www.safetydoc.es
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