Newsweek Business profetizó en 1975 que con la llegada de los ordenadores, el papel sería innecesario. Tres décadas después, los gestores de las firmas intentan evitar el almacenamiento y el traslado de toneladas documentos. Lo que demuestra que la profecía no estaba mal encaminada.
Conscientes de esta realidad, Serikat ha aportado una solución a la gestión documental de las empresas al comercializar un software que permite mejorar el almacenamiento de los archivos y reduce un 35% los costes operativos de estas tareas administrativas.
“Vimos que era una necesidad que nos exigían nuestros clientes”, explica Iñigo Landa, director comercial.
Comenzaron en 2003 el desarrollo de esta herramienta de gestión informatizada (IMG) que es capaz de almacenar, de manera ilimitada, los documentos en las empresas.
“Este producto posibilita la destrucción de documentos en papel, algo que antes era impensable porque ya existe un sistema capacitado para almacenar la información en papel”.
En la práctica, el sistema comienza cuando el cliente pasa su documento en papel por un escáner que reconoce el archivo e introduce su información en la base de datos del ordenador. Es entonces, cuando el software registra el documento, lo almacena en el sistema y ofrece al usuario un acceso directo para su consulta. “La herramienta guarda de manera centralizada los documentos para que pueda acceder a ellos en el momento que lo necesite”.
La principal innovación que aporta es que se trata de una herramienta de “fácil manejo” y que no requiere de una preparación específica en la empresa. Reduce la necesidad de espacio físico en la empresa porque digitaliza los documentos y evita la pérdida de tiempo por parte del trabajador.También, rebaja el uso del papel empleado que favorece a un menor impacto medioambiental.
Safety-Doc, empresa especializada en la destruccion de documentos y el reciclaje de papel.
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