Con el ánimo de entender la real gran importancia que tiene la destrucción de documentos, conviene tratar cual es la metodología en sus procesos y los alcances de los beneficios para las empresas.
Es necesario realizar una desclasificación acerca de qué tipo de datos resultan especialmente sensibles para los procedimientos de destrucción y también cuáles son las clases de soportes que pueden ser gestionados durante esos procesos.
Existen soportes con información que, por la relevancia de los temas que abordan, disponen precauciones muy especiales en su traslado, manipulación y eliminación / destrucción. Los datos mencionados se inscriben en las siguientes categorías:
- Información de tipo personal, misma que debe ser gestionada de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Información concerniente a operaciones comerciales o financieras.
- Información relacionada con la estimación de riesgos en el trabajos y deben ser objeto de un tratamiento cauteloso y efectivo durante su destrucción los documentos relacionados con investigaciones legales obsoletas.
Los soportes que contienen información de tipo confidencial son los siguientes: documentos impresos en papel, los soportes en formato electrónico, óptico, o magnético, así como también las grabaciones en vídeo, microfilmes / microfichas, etc. Hay que prestar una especial atención e importancia a lo relativo a los encargados de efectuar la destrucción de esos datos.
Safety-Doc no considera aconsejable, ni conveniente para una compañía, realizar la destrucción de documentación en sus propias instalaciones. En la gran mayoría de los casos es conveniente contratar los servicios de una empresa externa especializada en la prestación de este tipo de servicios de seguridad en la destrucción de documentos. A continuación mostramos algunos de los aspectos a considerar a la hora de contratar los servicios de una empresa de destrucción de documentación:
- La empresa contratada ha de respetar la confidencialidad de la información que maneja.
- Ha de contar con una flota de vehículos adecuados.
- Procedimientos que lleva a cabo para realizar la destrucción de los datos.
- Destrucción de los datos realizado por personal propio de la empresa.
- Hacer entrega de un certificado de garantía de destrucción.
Consulta nuestros servicios de: destruccion de documentación, destruccion de archivos, destruccion de papel
