¿Qué tipo de información maneja mi empresa y sobre qué tipo de soportes?.
Habitualmente las empresas manejamos 3 tipos de Informaciones: Información Confidencial, Información protegida por la LOPD e Información pública.
Y esa Información se encuentra sobre varios tipos de Soportes: soporte papel (documentos, carpetas, archivadores AZ, clasificadores,…) y soporte magnético (disquetes, discos duros, DVD’s, films, microfilms, radiografías, videos,…)
¿Tengo obligación de destruir la información confidencial y la Protegida por la LOPD?
La ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales y el nuevo Reglamento de 21 de Diciembre de 2007 que la desarrolla, obliga a las empresas a tratar con confidencialidad la información sensible y los datos personales de clientes, empleados y cualquier persona en relación con la empresa. Independientemente y aunque no están sujeto a una norma, las empresas tenemos cantidades de documentos de carácter confidencial que debemos destruir por interés propio, evitando que pueda caer en manos de competidores
Y con la información pública, ¿tengo también obligación de destruirla?
Si bien hemos dicho que la Información Confidencial debo destruirla por propio interés comercial de mi compañía, y que la Información protegida por la LOPD debo destruirla porque así lo dice el Reglamento de la LOPD, con la información pública (boletines, revistas, periódicos, prensa en general…) no ocurre igual. Usted puede reciclarla sin pasar por un proceso intermedio de destrucción.
¿Cuál es el Proceso de una destrucción correcta de la información en soporte papel?
El proceso adecuado para una destrucción correcta es aquel que deja los documentos irrecomponibles de por vida. El más económico consiste en una destrucción industrial masiva que deja divididos los documentos en partículas con diámetros máximos de hasta 20 milímetros. Eso es lo que garantiza SAFETY-DOC y lo que usted debe exigir.
¿Cuál es el Proceso de una destrucción correcta de la información en soporte magnético?
El proceso adecuado para una destrucción correcta es aquel que deja los discos, DVD’s, videos, radiografías, etc irrecuperables de por vida. El más económico consiste en una trituración industrial masiva que los deja divididos en partículas con diámetros de 20 milímetros. Eso es lo que garantiza SAFETY-DOC y lo que usted debe exigir.
¿Cuáles son los Riesgos a que someto mi compañía si NO hago una destrucción correcta?
Una destrucción deficiente vendría dada primero, por no tener garantizado que esa información (ya esté en soporte papel o en soporte magnético) queda triturada en partículas con un diámetro máximo entre 20 y 60 milímetros. Y segundo, por no auditar a la empresa que recoge la información que usted desecha.
Si así ocurriera, usted acaba de elevar el número de amenazas corporativas y estaría vulnerable ante los siguientes Riesgos: Accesos incontrolados a la información abandonada , incumplimientos legales (LOPD) y daños a su imagen corporativa y reputacional.
Si pongo contenedores con cerradura para desechar los documentos confidenciales ó protegidos por la LOPD y otros contendores abiertos para el papel público ¿Estoy minimizando los Riesgos anteriores ?
Al dejar en manos del empleado la responsabilidad de discriminar entre unos contendores y otros, podría ocurrir que ese empleado echara un documento confidencial o protegido por la LOPD en el contenedor para papel público y entonces aumentar el riesgo de ser filtrado al exterior. Por el poco dinero que supone, lo más aconsejable es que todo el papel que sale de sus oficinas, sea sometido a un proceso de destrucción en partículas de un tamaño no superior a 60 milímetros de diámetro. Evite riesgos o al menos minimícelos.
¿En qué empresa debo confiar el outsourcing de un Servicio de Destrucción Confidencial de documentos?
El hacerlo yo mismo, lo descarté hace tiempo puesto que esta actividad no forma parte de mi core business . Y en particular debo buscar una compañía que tenga como buque insignia la Confidencialidad en los traslados y una gran capacidad de destrucción constatable para que realmente destruya en el momento, toda mi documentación diaria desechada y la de mis archivos históricos.
¿SAFETY-DOC es una de las empresas que habitualmente se llaman recuperadores de papel?
No. SAFETY-DOC aplica procesos de actuación diferentes que garantizan un traslado confidencial de los documentos y una destrucción en partículas pequeñísimas, que los hace totalmente irrecuperables.
Entonces, ¿Cuál es el negocio de una empresa de reciclaje de papel y cuál es el negocio de SAFETY-DOC?
Habitualmente las empresas de reciclaje de papel tienen como objetivo recolectar el papel de sus oficinas para posteriormente revenderlo a una planta final de fabricación de papel. Como paso intermedio, lo manipulan para clasificarlo en distintas calidades y colores.
Sin embargo, SAFETY-DOC es la empresa española pionera de outsourcing en destrucción de documentos que aplica procesos confidenciales para que la información de su compañía quede destruida de por vida.
¿Puedo confiar en la empresa que me recoge los documentos?
Tiene que asegurarse que la empresa va a tratar confidencialmente su documentación y que las va a destruir cuanto antes mejor (en menos de 48 horas), para lo que deberá visitar sus instalaciones para comprobar in situ su capacidad de destrucción de documentación y que el entorno es seguro.
¿En qué se diferencian los distintos proveedores de servicios de destrucción de documentación?
La principal diferencia es la seguridad de que la documentación se ha destruido, a un tamaño de partícula que la haga irreconstruible , en máquinas de alta capacidad de destrucción y que todo el proceso es confidencial en plantas preparadas para ello.
¿Es seguro y confidencial el servicio de SAFETY-DOC?
Absolutamente seguro, todas nuestras instalaciones, vehículos y empleados están preparados para completar un proceso seguro y confidencial de principio a fin.
¿Qué me conviene más, contratarles el servicio de destrucción o comprar una destructora de oficina?
Nuestro equipo comercial le podrá demostrar que es mucho más caro que realice usted mismo la destrucción, son muchos los costes asociados a ese trabajo, sobre todo el coste horario de la dedicación de un empleado a ese menester, cursillos sobre riesgos laborales, sin contar con los problemas mecánicos que las pequeñas o medianas destructoras dan a partir de una cantidad de material destruido. Las grandes destructoras, añaden a lo comentado los costes del espacio que ocupan, mantenimiento y soporte, consumo eléctrico y de la eliminación legal del material destruido.
¿Cuáles son las Líneas de Servicio que presta SAFETY-DOC para la destrucción de información?
Destrucción confidencial en Soporte Papel
Destrucción confidencial en Soporte Magnético
Retirada de Aparatos eléctricos y Electrónicos
Reciclaje de Residuos en General
Destrucción Industrial de Elementos Corporativos
¿Tenemos varias formas de prestar el Servicio de destrucción de Información?
Sí, fundamentalmente prestamos nuestro servicio bajo dos formatos, el principal, que es el servicio regular y el extraordinario o puntual. El primero se basa en la distribución de nuestros contenedores (de diferentes capacidades y apariencias para adaptarnos a su entorno) que cerrados y precintados, custodian su documentación desde que el usuario decide desecharlo hasta que finalmente son trasladados confidencialmente a una de nuestras Plantas de Destrucción. El segundo servicio se presta de la misma forma, sólo que en el instante y lugar que usted nos indique y por un volumen que usted tenga.
¿Podemos contratar un único servicio extraordinario para la limpieza de archivos anuales o por un traslado de oficinas, etc.?
Sí, nuestros empleados evaluarán el volumen de documentación a destruir y les prepararán una oferta por ese servicio único. Además, nuestro servicio pone a su disposición contendores mediante los cuales le facilitaremos la recogida y aumentamos la seguridad/confidencialidad del proceso de destrucción de la documentación. Nuestros vehículos los transportarán hasta nuestras plantas de destrucción.
¿Qué hago con los discos de ordenador, cintas de vídeo, CD’s, DVD’s, y otro dispositivos eléctricos/electrónicos (RAEE´s)?
SAFETY-DOC es capaz de trocear este tipo de soportes confidenciales. Si todo su material es así, avísenos y programaremos una visita especial. Esté seguro que destruiremos todos sus componentes vitales y si son PC’s, servidores, móviles, pantallas, etc, para posteriormente reciclándolo separadamente de su papel.
Tengo uniformes, merchandising obsoleto, anagramas corporativos serigrafiados en telas y vinilos. ¿Qué hago cuando ya no me sean útiles?
Previo a cualquier retirada al vertedero, usted debería destruirlo para que no cayeran en manos de terceros y así evitar un uso indebido de dicho material. SAFETY-DOC le realiza un proceso de trituración tal que los hace irrecomponibles.
¿Debo preparar los documentos a destruir de alguna manera?
No, SAFETY-DOC cargará con todo. Sustituye los contenedores llenos por otros vacíos y en caso de tratarse de un Servicio regular. Si es un servicio extraordinario llevará contenedores o sacas para que una vez llenados sean retirados con nuestros vehículos, sin distinguir tipo de documentos, si van dentro de AZ’s, ni grapados, etc.
¿Qué ocurre si tenemos los contenedores llenos antes de la fecha programada para el servicio de destrucción?
Llámenos y solicite la recogida y acudiremos enseguida. Usted puede reajustar el calendario previsto en todo momento.
¿Cómo podemos saber cuántos kilos de documentación van a ser destruidos?
Nuestros expertos en logística evaluarán a priori el peso de la documentación a destruir que posteriormente comprobaremos en las básculas industriales a la entrada a nuestras plantas.
¿Puedo presenciar la destrucción de mis documentos en directo?
Desde luego, nuestras plantas de destrucción disponen de una sala de visualizado, en las que cómodamente podrá comprobar como se destruye su documentación, de principio a fin.
¿Recibiré algún certificado que acredite que mis documentos han sido destruidos con seguridad, por la empresa contratada y en sus propias instalaciones?
SAFETY-DOC le entregará un Certificado de Destrucción registrado, detallando el peso de la documentación destruida, el día y la dirección donde se ha destruido.
¿Dónde irá a parar el material destruido en nuestras Plantas?
El material será reciclado al 100 %. Usted podrá decir bien alto que al destruirlo previamente con SAFETY-DOC habrá actuado responsablemente con sus proveedores, clientes y empleados, a la vez que podrá decir también que ha sido responsable con el medio ambiente, evitando que se talen miles de árboles.
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