Escanear documentos como albaranes, facturas, expedientes administrativos, contratos, es una manera sencilla de convertir el papel en imágenes o archivos a través de escáneres para su consulta desde cualquier aplicación informática o gestor documental.
Las ventajas de escanear o digitalizar documentos son grandes y posibilitan la recuperación de espacio libre en los archivos y la consulta e integración de los documentos en redes informáticas y gestores documentales y/o flujos de trabajo. Si a estas ventajas, unimos la posibilidad de añadir firma electrónica, sellado de tiempo, datos de control, entre otros, la seguridad y fiabilidad aportados a cada documento escaneado es notable.
Hay costes importantes asociados al soporte papel, que pueden eliminarse al digitalizar los documentos, según estudios realizados por Andersen Consulting, Gartner Group y Unión Económica Europea.
El escaneo de documentos como DNI´s, fotocopias, documentos irregulares en tamaño, hojas con colores de fondo, formularios de datos, planos con gráficos de colores, entre otros, y la lectura de códigos de barras, códigos de separación, reconocimiento automático de color o grises, fechado, firma digital, etc. son servicios muy específicos que requieren algoritmos complejos para el reconocimiento y tratamiento de la imagen así como de experiencia en el manejo de datos.
Todas las imágenes y datos obtenidos vía códigos de barras, OCR, OMR, etc. son volcados o bien a servidores para su posterior consulta vía Internet o a otros soportes para su entrega final. Los niveles de seguridad vía encriptación y claves de acceso que proporcionan los partners de Safety-Doc, ofrecen la seguridad y confidencialidad que exige la Ley de protección de datos de carácter personal. Una vez escaneados los documentos completamos el ciclo de tratamiento con la custodia de los documentos en nuestros almacenes y la destrucción confidencial de la documentación.
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