El soporte papel es el gran olvidado en la aplicación de las políticas de seguridad de la empresa española. A pesar de existir una clara conciencia del riesgo que supone la ausencia de control sobre la información que genera una empresa, lo cierto es que la vida de un documento en papel, desde que es creado hasta que es almacenado, destruido o reciclado casi nunca va acompañada de un seguimiento que garantice la seguridad de la información que contiene.
La causa de esta situación radica en el propio soporte. Un documento en papel puede circular por varios departamentos de una empresa, sin que sea posible garantizar su trazabilidad. Puede ser custodiado de forma incorrecta, quedando en una bandeja encima de una mesa sin controlar los accesos que pueda llegar a tener. Puede ser copiado sin autorización de su poseedor. Incluso puede ser extraviado o archivado en un lugar erróneo.
Los sistemas informáticos y las redes corporativas han creado un entorno cerrado en el que es más fácil gestionar de forma adecuada los privilegios de acceso a un documento, su correcta ubicación y conservación, su trazabilidad, su recuperación en caso de destrucción y una larga serie de posibilidades que garantizan la seguridad de la información contenida en el fichero. Sin embargo, estas medidas de seguridad no encuentran su equivalente en los documentos en papel.
Por otro lado, los trabajadores y los propios directivos no están sensibilizados sobre el tratamiento que deben dar al papel. En cambio sí existe una larga tradición de uso de las papeleras y un reflejo casi genético de depositar en ellas todo lo que deja de ser útil. Dicho acto va acompañado de una agradable sensación de liberación cuando el documento ha estado mucho tiempo reclamando atención encima de una mesa y el asunto que representa ha sido despachado y deja de ser un factor de estrés. La circunstancias emocionales que acompañan a la decisión de echar un papel a la papelera impiden, en muchas ocasiones, que razonemos si ese es el medio más adecuado para dar fin a un papel, en función de ese contenido. Lo idóneo sería destruir papel una vez que su utilidad ha finalizado.
Finalmente, la empresa puede desconocer la metodología utilizada por sus proveedores en la recogida y el tratamiento del papel desechado. Es posible que los sistemas empleados para reciclar o destruir los documentos no sean apropiados para garantizar que la información deje de ser accesible para terceros.
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